¿Qué tipo de empresas pueden utilizar la Conciliación RPA?

Casos de éxito en tres industrias que utilizan DaMap

Las compañías incrementaron enormemente sus tareas de control y fiscalización en los últimos años y la automatización de procesos está ayudando a las empresas a realizar esas tareas con mayor eficiencia. Una de las razones del éxito es que las empresas y sus líderes comienzan a entender la necesidad de transformarse e incorporar tecnología a sus procesos para crecer. Lo novedoso está en que cada una de ellas con sus especificidades y diferencias, de manera sencilla, pueden dentro de ese proceso de automatización, incorporar la plataforma de conciliación automática DaMap a su propia industria. Por ejemplo, en el caso de las empresas de turismo que ya la utilizan, dado que tienen grandes volúmenes de operaciones que conciliar, les permitió encontrar diferencias de dinero tan importantes en la contabilización de pasajes aéreos que hoy resulta impensable volver a la metodología anterior de control por planillas. En cuanto al futuro de esta herramienta, la Conciliación RPA, parece haber llegado para quedarse y revolucionar las empresas tanto grandes como pequeñas. Pero ¿de qué forma?

¿Cómo funciona la Conciliacion RPA?

Para entender un poco más de qué manera la robotización automática de las conciliaciones revolucionará a las compañías es imprescindible saber cómo funciona esta tecnología. La automática especializada en conciliaciones simples y complejas brinda la posibilidad a las empresas de generar conciliaciones de todo tipo, entre diferentes sistemas. Las más frecuentes y requeridas son las financieras, de stock y de contabilidad. 

La conciliación se realiza dentro de un sistema automático en la nube o puede instalarse en servidores propios. Sin importar la modalidad elegida, en la nube o en servidor propio, en muy pocos minutos el sistema arrojará un resultado que de manera manual podría demorar horas o incluso días. En pocas palabras DaMap, con su sistema de Conciliaciones RPA, es la solución a las tareas repetitivas y titánicas que suelen quedar relegadas por el tiempo que consumen.

Esto quiere decir que las empresas por medio de una plataforma digital podrán conciliar todo tipo de documentos, disminuir el tiempo en tareas repetitivas, ganar eficacia y evitar errores. Como resultado tendrán mejores informes para la toma de decisión y los empleados podrán dedicar más tiempo a tareas de análisis o gestión.

Automatic Matching en finanzas

La primera instalación de DaMap fue para Sistarbanc, la empresa uruguaya que procesa las operaciones de Visa y SPE (Sistema de Pagos Electronicos) en el país. Hasta ese momento no existía una herramienta adecuada que cumpliera con las necesidades que tenía la empresa: alta seguridad, gran capacidad de almacenamiento, potencia de procesamiento de información y algoritmos de resolución de problemas complejos.

Cuando se implementó era un sistema pensado para uso técnico pero, al poco tiempo, se decidió hacer foco en la experiencia usuario. Para cumplir con ese objetivo el equipo diseñó una interfaz muy sencilla y amigable de utilizar. La premisa era que cualquier persona de los departamentos administrativos y contables, luego de una breve capacitación, pudiera manejarlo.

Una vez que el prototipo de pruebas funcionó satisfactoriamente se avanzó en el desarrollo de una plataforma servidor-web definitiva sobre tecnologías de open source. La primera etapa tuvo foco en las conciliaciones del SPE (Sistema de Pagos Electrónicos) en moneda pesos, luego se incluyó la cuenta SPE en moneda dólares y, en la etapa final, el resto de las 8 cuentas bancarias de Sistarbanc que eran conciliadas por un estudio contable sobrepasado.

Hoy, todas las cuentas bancarias de Sistarbanc son conciliadas por el sistema DaMap. Gracias a la plataforma mejoraron radicalmente los tiempos de conciliación, continuamente ahorran costos y detectan tempranamente anomalías o errores en los datos a conciliar.

Automatic Matching en Turismo

Dentro del sector de viajes y turismo el Automatic Matching da lugar a procesos más seguros, información más clara y, por sobre todo, permite a las agencias realizar los reclamos a IATA en tiempo y forma para recuperar importantes cifras monetarias mal contabilizadas en la gestión de pasajes.  La primera empresa de turismo que instaló el sistema fue Abtour. Ésta precisaba conciliar archivos de pasajes IATA contra su sistema contable. La instalación fue muy importante porque era la primera de este tipo, en una empresa nueva y planteaba una problemática diferente. Fue el desarrollo que corroboró que la plataforma DaMap es capaz de adaptarse rápidamente a todo tipo de procesos de conciliación.

Los ensayos fueron realizados con datos reales y la configuración de la plataforma para conciliar los datos de IATA quedó operativa, con total satisfacción del cliente, en tan solo tres días. Luego sucedió algo curioso. A lo largo de seis meses DaMap no recibió ningún tipo de comunicación con la empresa y empezó a temer lo peor: que no funcionaba correctamente o que no la estaban utilizando. Sin embargo, en la reunión de seguimiento la encargada de las conciliaciones de Abtour contó lo absolutamente satisfecha que estaba con el sistema y destacó que, por primera vez, las conciliaciones estaban al día. Además, resaltó que el sistema cumplía su función a la perfección, no tenía bugs, era intuitivo y fácil de usar.

A los ocho meses del acuerdo con Abtour llegó Planet Travel, otra empresa de turismo, que precisaba una solución similar a la aplicada en Abtour. La instalación en los servidores de Planet Travel con la expertise adquirida duró apenas dos horas. Gracias a esta segunda implementación DaMap es hoy referente para la conciliación en la vertical de Agencias de Viajes. La reutilización del conocimiento adquirido en otra empresa del sector fue clave y posibilitó que tanto la planificación como el desarrollo sean un éxito.

Automatic Matching en Retail

Jüsto es el primer supermercado 100% online de México y hasta hace poco tiempo sus conciliaciones eran realizadas de manera tradicional con planillas de cálculo. Por su crecimiento exponencial decidieron hacer un salto, cambiar a un sistema automatizado, ya que todos los pronósticos anunciaban que el procesamiento manual estaba a punto de colapsar.

La búsqueda comenzó a nivel local y ninguno de los sistemas existentes los convenció. Estuvieron en contacto con otras empresas en latinoamerica de conciliación automática pero el sistema no cumplía con los requisitos que Jüsto necesitaba. Al contactar a DaMap y probar la demo reconocieron inmediatamente que habían encontrado lo que necesitaban. Tanto la parametrización del producto como la ejecución de los primeros procesos de conciliación fueron muy rápidas. En el proceso, también, el equipo de DaMap en diálogo con el de Jüsto detectaron mejoras posibles que desarrollaron de manera específica y con gran celeridad.  

Jüsto es una empresa dinámica e innovadora que destacó, una vez finalizada la implementación, el eficiente proceso de puesta en producción del sistema y la comprensión que recibieron respecto a las necesidades que tenían. Subrayó, la encargada, la importancia que es para ellos tener una empresa aliada como DaMap, que demostró su capacidad de respuesta y soluciones efectivas a los desafíos y obstáculos que una empresa en plena expansión puede encontrar. De hecho, al mes de utilizar DaMap Cloud la empresa Jüsto solicitó duplicar la capacidad del sistema para poder hacer frente al crecimiento de ventas que se avecinaba. Este aumento de capacidad no requirió ningún cambio en los sistemas propios.

DaMap y nuevos clientes

DaMap responde a un cambio de paradigma y es la respuesta creativa e innovadora frente a un problema común en muchas empresas sin importar la industria. Todo tipo de empresa que necesite realizar conciliaciones puede adquirirla. La herramienta permite incorporar paulatinamente mayor conocimiento a sus procesos gracias a su flexibilidad para crecer y a su solidez de base. Es de uso escalable y es posible ir agregando nuevos algoritmos para resolver cada vez más problemáticas.

Sin dudas, el conocimiento adquirido en cada sector le suma valor a la plataforma y al equipo. El crecimiento es exponencial ya que incorpora y contiene tanto los algoritmos como las mejores prácticas aprendidas en cada empresa que la utiliza. Cuando una empresa adquiere DaMap está contratando no solo una herramienta sino un sistema que contiene conocimiento especializado en diversos sectores.

Cada nuevo cliente le brinda a DaMap la posibilidad de incorporar más funcionalidades y más algoritmos.  Cada nuevo desarrollo y funcionalidad benefician tanto a los clientes nuevos y existentes como a los futuros. La manera de crecer y aprender es, y será siempre, colaborativa.

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